ปัจจุบันมีเครื่องมือที่ถูกพัฒนาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการทำงานในองค์กรมากมาย โดย Google Workspace คือ หนึ่งในชุดเครื่องมือที่ได้รับความนิยม หลายคนอาจสงสัยว่า Google Workspace คืออะไร และมันจะช่วยให้องค์กรทำงานได้ดีขึ้นอย่างไร บทความนี้จะพาคุณเจาะลึก Google Workspace คืออะไร มีประโยชน์อย่างไร และทำไมองค์กรกว่า 5 ล้านแห่งทั่วโลกถึงเลือกใช้ Workspace คือ เครื่องมือหลักในการทำงาน CIPHER ในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้าน IT Solutions และ Digital Marketing ขอแนะนำวิธีการใช้ Google Workspace คือ อย่างไรให้เกิดประโยชน์สูงสุดกับธุรกิจของคุณ
Table of Contents
Google Workspace คืออะไร?
Google Workspace คืออะไร ถ้าอธิบายง่าย ๆ คือ ชุดเครื่องมือทำงานอัจฉริยะที่รวบรวมแอปพลิเคชันทั้งหมดของ Google ไว้ในที่เดียว เพื่อช่วยให้การทำงานร่วมกันของทีมมีประสิทธิภาพมากขึ้น หลายคนอาจคุ้นเคยในชื่อเดิมอย่าง G Suite ก่อนที่จะเปลี่ยนชื่อเป็น Google Workspace แพลตฟอร์มที่เราใช้อยู่ในปัจจุบัน
จุดเด่นของ Google Workspace คือ การที่ซอฟต์แวร์ทั้งหมดทำงานบนคลาวด์ 100% ทำให้คุณสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ ทุกเวลา ทุกอุปกรณ์ เพียงแค่มีอินเทอร์เน็ต Google Workspace ทำหน้าที่อะไร นอกจากเป็นเครื่องมือทำงาน ยังช่วยในการสร้างความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจด้วยอีเมลที่มีชื่อโดเมนของบริษัทคุณเอง
ทำไมทุกองค์กรควรใช้งาน Google Workspace
การที่ Google Workspace คือ เครื่องมือที่มีผู้ใช้งานมากกว่า 3 พันล้านคนทั่วโลก แสดงให้เห็นถึงประสิทธิภาพที่ได้รับการยอมรับ Google Workspace ทำหน้าที่อะไร ในองค์กรชั้นนำทั่วโลก? มาดูกันว่า Workspace คือ คำตอบของปัญหาการทำงานในยุคดิจิทัลได้อย่างไรบ้าง
- การทำงานร่วมกันแบบ Realtime ได้ทุกที่ทุกเวลา – Google Workspace คืออะไร ที่ทำให้การทำงานจากที่บ้านมีประสิทธิภาพ คุณและทีมสามารถทำงานบนไฟล์เดียวกันพร้อมกันได้ เห็นการเปลี่ยนแปลงทันที โดยไม่ต้องส่งไฟล์กลับไปกลับมา
- ตัวช่วยที่ดี ในการสื่อสาร – Google Workspace คือ ระบบที่ทำให้การสื่อสารในทีมไม่มีอุปสรรค ทั้งการส่งอีเมล แชท และการประชุมออนไลน์ผ่าน Google Meet ที่รองรับผู้เข้าร่วมได้มาก ช่วยให้การตัดสินใจเป็นไปอย่างรวดเร็ว
- เก็บและแชร์ไฟล์ในระบบคลาวด์ – Workspace คือ ระบบที่ช่วยแก้ปัญหาไฟล์เอกสารกระจัดกระจาย ด้วย Google Drive ที่จัดเก็บข้อมูลได้มาก พร้อมระบบแชร์ที่ยืดหยุ่น กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงได้ละเอียด ทำให้การทำงานร่วมกันเป็นเรื่องง่าย
- รักษาข้อมูลปลอดภัย – Google Workspace คือ ระบบที่มีความปลอดภัยสูง มีการเข้ารหัสข้อมูล การยืนยันตัวตนหลายขั้นตอน และ Admin สามารถควบคุมการเข้าถึงข้อมูลได้ทั้งหมด พร้อม Google Support ตลอด 24 ชั่วโมง
จากการศึกษาของ Forrester Research ซึ่งเป็นองค์กรวิจัยชั้นนำที่ใช้ Google Workspace พบว่าการใช้งานช่วยเพิ่มรายได้บริษัท 1.5%, ประหยัดเวลาทำงานได้ 171 ชั่วโมงต่อผู้ใช้ต่อปี, ลดความเสี่ยงของการถูกล้วงข้อมูล 95% และได้รับ ROI ถึง 331%
แอปพื้นฐานบน Google Workspace มีอะไรบ้าง?
แอปเพื่อการสื่อสารและจัดการ
Google Workspace มีอะไรบ้าง ในด้านการสื่อสาร? โดยเครื่องมือที่ช่วยให้การติดต่อภายในองค์กรราบรื่น เช่น
- Gmail – ระบบอีเมลที่ให้คุณใช้ชื่อโดเมนบริษัทตัวเอง (yourname@yourcompany.com) สร้างความน่าเชื่อถือและเป็นมืออาชีพ พร้อมระบบป้องกันสแปมและมัลแวร์ขั้นสูง
- Google Calendar – ปฏิทินอัจฉริยะที่ช่วยจัดการตารางเวลา นัดหมาย และเตือนกิจกรรมสำคัญ สามารถดูตารางของเพื่อนร่วมงานเพื่อหาเวลาว่างที่ตรงกันได้ง่าย
- Google Meet – ระบบที่มีเครื่องมือประชุมออนไลน์คุณภาพสูง รองรับผู้เข้าร่วมได้มาก มีฟีเจอร์แชร์หน้าจอ บันทึกการประชุม และสามารถเชื่อมโยงกับปฏิทินได้โดยตรง
- Google Chat – แพลตฟอร์มส่งข้อความในทีมที่แบ่งเป็นห้องสนทนาได้ ค้นหาข้อความเก่า และแชร์ไฟล์ได้ง่าย ช่วยลดการส่งอีเมลที่ไม่จำเป็น
แอปเพื่อทำเอกสาร
Google Workspace ทำหน้าที่อะไรบ้างในการสร้างและแก้ไขเอกสาร? โดยเครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้การทำงานร่วมกันเป็นเรื่องง่าย เช่น
- Google Docs – ระบบที่มีโปรแกรมทำเอกสารออนไลน์ที่ทีมสามารถแก้ไขพร้อมกันได้แบบเรียลไทม์ มีระบบแสดงความคิดเห็น และเก็บประวัติการแก้ไขที่สมบูรณ์
- Google Sheets – สเปรดชีตออนไลน์ที่ทำงานได้ทุกอย่างเหมือน Excel แต่ทำงานร่วมกันได้ง่ายกว่า มีฟอร์มูลา กราฟ และการวิเคราะห์ข้อมูลที่ทรงพลัง
- Google Slides – ระบบที่มีโปรแกรมนำเสนอที่สร้างสไลด์สวยงาม ทีมสามารถช่วยกันทำงานได้พร้อมกัน และนำเสนอออนไลน์ได้โดยตรงผ่าน Google Meet
- Google Forms – สร้างแบบฟอร์ม แบบสอบถาม หรือแบบทดสอบที่ตอบสนองได้อย่างรวดเร็ว ผลลัพธ์ถูกรวบรวมแบบเรียลไทม์และวิเคราะห์ได้ทันที
แอปเพื่อจัดเก็บและบันทึกข้อมูล
Google Workspace มีอะไรบ้างสำหรับการจัดการข้อมูล? แอปกลุ่มนี้ช่วยจัดระเบียบข้อมูลองค์กร เช่น
- Google Drive – ระบบที่มีพื้นที่จัดเก็บไฟล์บนคลาวด์ที่เข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์ แชร์ไฟล์ได้ทั้งภายในและภายนอกองค์กร พร้อมการค้นหาอัจฉริยะที่ช่วยหาไฟล์ได้ในเสี้ยววินาที
- Google Keep – จดบันทึกอัจฉริยะที่ซิงค์ข้อมูลระหว่างอุปกรณ์ทุกเครื่อง สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำ ตั้งการเตือนตามเวลาหรือสถานที่ได้
- Google Sites – โดย Google Sites คือ ระบบที่ช่วยให้คุณสร้างเว็บไซต์ภายในองค์กรได้อย่างง่ายดาย ไม่ต้องเขียนโค้ด เหมาะสำหรับทำอินทราเน็ต หรือเว็บไซต์โปรเจคภายใน
แอปเครื่องมือ Google Workspace AI (AI Tools)
เครื่องมือของ Google Workspace ที่ทำให้ AI มาช่วยงานจะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ โดยมีเครื่องมือหลัก ๆ เช่น
- Gemini for Workspace – ระบบที่มี AI อัจฉริยะที่ช่วยร่างอีเมล สรุปเอกสาร วิเคราะห์ข้อมูลในสเปรดชีต และสร้างสไลด์นำเสนอได้อย่างรวดเร็ว
- Google Vids – สร้างวิดีโอคุณภาพสูงด้วย AI โดยไม่ต้องมีทักษะด้านการตัดต่อ เหมาะสำหรับวิดีโอฝึกอบรม นำเสนอ หรือการตลาด
- NotebookLM – เครื่องมือนี้ใช้ Gemini AI ช่วยวิเคราะห์เอกสารจำนวนมาก สรุปข้อมูล และตอบคำถามซับซ้อนจากแหล่งข้อมูลที่คุณอัปโหลด
แอปรักษาความปลอดภัย
Google Workspace มีเครื่องมือรักษาความปลอดภัยที่แข็งแกร่ง เช่น
- Google Admin Console – พื้นที่การทำงานที่ผู้ดูแลระบบสามารถจัดการผู้ใช้ อุปกรณ์ และนโยบายความปลอดภัยทั้งหมด
- Google Vault – ระบบที่มีเครื่องมือเก็บรักษา ค้นหา และส่งออกข้อมูลเพื่อรองรับความต้องการด้านกฎหมายและการปฏิบัติตามข้อกำหนด
- Google Work Insights – วิเคราะห์การใช้งาน Google Workspace ในองค์กร เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและเห็นแนวโน้มการใช้งานของทีม
ขั้นตอนเตรียมตัวก่อนเริ่มใช้ Google Workspace
Google Workspace ใช้ยังไงให้เริ่มต้นได้อย่างราบรื่น? Google Workspace คือ ระบบที่ต้องมีการเตรียมการก่อนเริ่มใช้ ดังนี้
- เตรียมโดเมน – โดยการเตรียมโดเมนของคุณเอง เช่น yourcompany.com ซึ่งคุณสามารถซื้อโดเมนใหม่ระหว่างสมัคร หรือใช้โดเมนที่มีอยู่แล้ว
- เลือกแพ็กเกจที่เหมาะสม – Google Workspace คืออะไร ที่มีหลายแพ็กเกจให้เลือก? มี 4 แพ็กเกจหลัก:
- Business Starter (6 USD/เดือน/ผู้ใช้) – พื้นที่เก็บข้อมูล 30GB, การประชุมสูงสุด 100 คน
- Business Standard (12 USD/เดือน/ผู้ใช้) – พื้นที่เก็บข้อมูล 2TB, การประชุมสูงสุด 150 คน, บันทึกการประชุมได้
- Business Plus (18 USD/เดือน/ผู้ใช้) – พื้นที่เก็บข้อมูล 5TB, การประชุมสูงสุด 250 คน, มี Vault และการยืนยันตัวตนขั้นสูง
- Enterprise (ราคาต้องติดต่อ) – พื้นที่เก็บข้อมูลไม่จำกัด, การประชุมสูงสุด 500 คน, ฟีเจอร์ความปลอดภัยและการจัดการขั้นสูงสุด
- วางแผนการย้ายข้อมูล – ระบบที่ต้องมีการวางแผนย้ายอีเมลและเอกสารเดิมมายัง Google Workspace อย่างเป็นระบบ
- ตั้งค่า Admin – กำหนดว่าใครจะเป็น Admin หลักในการจัดการระบบทั้งหมด และวางนโยบายความปลอดภัยให้เหมาะกับองค์กร
- เตรียมทีมให้พร้อม – โดยกำหนดคนในทีมที่ใช้งาน Google Workspace ทำหน้าที่อะไรบ้าง ซึ่งคุณควรจัดอบรมทีมให้เข้าใจประโยชน์และวิธีใช้งานเพื่อให้ทุกคนพร้อมก่อนใช้งาน
Google มีคู่มือเริ่มต้นใช้งานที่แบ่งตามขนาดธุรกิจ เช่น
- คู่มือสำหรับผู้ใช้คนเดียว – เหมาะสำหรับฟรีแลนซ์หรือธุรกิจขนาดเล็กมาก
- คู่มือสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก (2-9 คน) – เน้นการตั้งค่าพื้นฐานและการใช้งานร่วมกันในทีมเล็ก
- คู่มือสำหรับธุรกิจขนาดกลาง (10-300 คน) – ครอบคลุมการจัดการผู้ใช้จำนวนมากและการกำหนดนโยบายองค์กร
เปลี่ยนทีมการตลาดให้ทำงานได้เร็วขึ้นด้วย Google Workspace และการวางแผนจาก CIPHER
CIPHER เข้าใจดีว่า Google Workspace สามารถช่วยทีมการตลาดของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด ด้วยประสบการณ์ในการพัฒนาระบบให้แก่แบรนด์ชั้นนำระดับประเทศ โดย CIPHER สามารถช่วยทีมการตลาดของคุณดังนี้
- วางแผนกลยุทธ์การตลาดร่วมกันแบบเรียลไทม์ – ระบบที่ทีมการตลาดสามารถร่างแผน ติดตามแคมเปญ และวิเคราะห์ผลได้พร้อมกันผ่าน Docs และ Sheets
- สร้างและจัดการคอนเทนต์อย่างมีประสิทธิภาพ – ระบบที่ช่วยจัดเก็บไฟล์สื่อทั้งหมด เช่น รูปภาพ วิดีโอ อย่างเป็นระบบใน Drive พร้อมแชร์กับทีมได้ง่าย
- ประสานงานแคมเปญการตลาดไร้รอยต่อ – ช่วยวางแผนและติดตามความคืบหน้าของแคมเปญผ่านปฏิทินร่วม และการประชุมทีม
- วิเคราะห์ข้อมูลการตลาดแบบลึกซึ้ง – CIPHER สามารถช่วยทีมของคุณใช้ Sheets และ Data Studio เพื่อรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลการตลาดได้อย่างแม่นยำ
- บริหารจัดการโซเชียลมีเดียครบวงจร – เรามีทีมผู้เชี่ยวชาญที่สามารถวางกลยุทธ์โซเชียลมีเดียควบคู่กับการใช้ Google Workspace
CIPHER มีประสบการณ์กว่า 10 ปีในการพัฒนาระบบและวางแผนกลยุทธ์ดิจิทัล ทำให้เราเข้าใจวิธีการประยุกต์ใช้ Google Workspace ที่เหมาะกับธุรกิจของคุณมากที่สุด
สรุป
Google Workspace คือ ชุดเครื่องมือคลาวด์ที่รวมแอปพลิเคชันทั้งหมดไว้ในที่เดียว ทั้งการสื่อสาร การทำเอกสาร และการจัดเก็บข้อมูล ซึ่ง Workspace คือ ระบบที่ทำให้ทีมทำงานร่วมกันได้จากทุกที่ ทุกเวลา อย่างปลอดภัย ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและลดเวลาทำงานซ้ำซ้อน และเป็นการเชื่อมโยงทุกคนในองค์กรให้ทำงานร่วมกันแบบไร้รอยต่อ ด้วยเทคโนโลยีล่าสุด ปรึกษา CIPHER ผู้เชี่ยวชาญ ที่พร้อมช่วยวางแผน ติดตั้ง และฝึกอบรมให้องค์กรของคุณใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดได้เลยตอนนี้!
