ใครที่เคยทำงานในออฟฟิศคงเข้าใจความรู้สึกเบื่อหน่ายกับกองเอกสารที่เหมือนไม่มีวันหมด เรียงแฟ้ม จัดหมวดหมู่ กรอกข้อมูลซ้ำ ๆ ชนิดที่บางครั้งอยากจะเดินหนีออกจากโต๊ะทำงานไปเลย แต่นี่คือความจริงที่หลายคนต้องเผชิญในแต่ละวัน แล้วจะดีแค่ไหนถ้าเรามีใครสักคนช่วยแบ่งเบางานเอกสารที่น่าเบื่อพวกนี้ได้? และในบทความนี้ CIPHER ผู้เชี่ยวชาญด้านการพัฒนา Software และ Digital Marketing จะพาคุณไปเรียนรู้เคล็ดลับ AI ลดงานเอกสาร สำหรับองค์กรที่เปรียบเสมือนผู้ช่วยในฝันที่จะมาปลดปล่อยคุณจากงานเอกสารน่าเบื่อเหล่านี้!
Table of Contents
AI คืออะไร? ช่วยงานเอกสารได้อย่างไร
AI คือ ปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence) หรือเทคโนโลยีที่สามารถเลียนแบบความสามารถของมนุษย์ในการคิด เรียนรู้ และแก้ปัญหา แต่ด้วยความเร็วและความแม่นยำที่มากกว่า โดยเฉพาะในงานที่ซ้ำซาก น่าเบื่อ และมีรูปแบบที่ชัดเจน ซึ่ง AI ช่วยจัดงานเอกสาร ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เมื่อพูดถึงงานเอกสาร เราอาจนึกถึงการสแกนเอกสาร จัดเก็บไฟล์ กรอกข้อมูลลงระบบ หรือแม้แต่การสร้างรายงานจากข้อมูลดิบ งานเหล่านี้ AI สำหรับทำงาน และ Software AI ที่ตอบโจทย์ สามารถเข้ามาช่วยได้อย่างมหัศจรรย์ ด้วยการประมวลผลข้อมูลอย่างรวดเร็ว แม่นยำ และไม่เหนื่อยล้าแม้ต้องทำงานซ้ำ ๆ นับพันครั้ง
ทำไมงานเอกสารถึงเป็นปัญหาสำหรับหลายองค์กร
คุณเคยนั่งกรอกข้อมูลจนปวดตา ปวดหลัง แล้วพบว่าพิมพ์ผิดอีกแล้วไหม? นี่เป็นเพียงส่วนหนึ่งของปัญหาที่พนักงานออฟฟิศต้องเจอกับงานเอกสารทุกวัน แต่ผลกระทบไม่ได้จบแค่ความเครียดของพนักงาน แต่ยังส่งผลต่อประสิทธิภาพและต้นทุนขององค์กรโดยรวม ซึ่งปัญหาหลัก ๆ ของงานเอกสารในองค์กรมีดังนี้
- เสียเวลามาก: พนักงานต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงไปกับการจัดการเอกสาร แทนที่จะทำงานสร้างสรรค์อื่น ๆ
- ความผิดพลาดสูง: การกรอกข้อมูลด้วยมือมีโอกาสผิดพลาดสูง โดยเฉพาะเมื่อทำงานต่อเนื่องเป็นเวลานาน
- ต้นทุนสูง: ทั้งค่าจ้างพนักงาน ค่ากระดาษ หมึกพิมพ์ และพื้นที่จัดเก็บเอกสาร
- ค้นหายาก: เอกสารกระดาษหรือไฟล์ที่ไม่ได้จัดระบบที่ดีมักหายากเมื่อต้องการใช้งาน
- ไม่ยืดหยุ่น: ระบบเอกสารแบบเดิมปรับเปลี่ยนยาก ทำให้องค์กรปรับตัวไม่ทันต่อการเปลี่ยนแปลง
วิธีใช้ AI ลดงานเอกสารในสำนักงาน
วิธีใช้ AI ลดงานเอกสารในสำนักงาน นั้นมีหลายวิธี แต่ละวิธีช่วยแก้ปัญหาในแต่ละขั้นตอนของการจัดการเอกสาร ได้แก่
- การสแกนและประมวลผลเอกสารอัตโนมัติ: ไม่ต้องพิมพ์ใหม่ให้เมื่อย แค่สแกนแล้วให้ระบบ OCR แปลงเป็นข้อความที่แก้ไขได้ทันที เหมือนมีเลขาส่วนตัว ช่วยพิมพ์เอกสารให้คุณตลอด 24 ชั่วโมง
- การจัดหมวดหมู่เอกสารอัตโนมัติ: ลืมไปได้เลยเรื่องการนั่งคัดแยกเอกสารทีละแผ่น ระบบ AI จะช่วยแยกว่าอันไหนเป็นใบเสร็จ สัญญา หรือเอกสารสำคัญประเภทไหน แค่สแกนเข้าระบบเท่านั้น
- การดึงข้อมูลจากเอกสาร: เหมือนมีผู้ช่วยที่สามารถอ่านและเข้าใจเอกสารได้ จะดึงข้อมูลสำคัญเช่น ชื่อลูกค้า ยอดเงิน วันที่ ให้โดยอัตโนมัติ ลดเวลาการกรอกข้อมูลลงอย่างมาก
- การตรวจสอบความถูกต้อง: ไม่ต้องกังวลเรื่องข้อมูลผิดพลาดอีกต่อไป AI จะช่วยเช็กว่าตัวเลขในใบแจ้งหนี้ตรงกับใบสั่งซื้อไหม หรือมีข้อมูลไหนดูผิดปกติ
- การสร้างรายงานอัตโนมัติ: คุณไม่ต้องการนั่งรวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่งมาทำรายงาน เพราะ AI จะช่วยดึงข้อมูล วิเคราะห์ และสร้างรายงานให้คุณในเวลาไม่กี่นาที
ประโยชน์ที่ได้จากการใช้ AI แทนงาน Routine
การนำ AI สำหรับ Back Office หรือ AI Software ที่ตอบโจทย์การทำงาน มาใช้ในองค์กรนั้นให้ประโยชน์หลายด้าน ไม่เพียงแค่ลดภาระงานเท่านั้น แต่ยังช่วยยกระดับการทำงานขององค์กรไปอีกขั้นด้วย
ทำงานเอกสารเร็วขึ้น
ลดความผิดพลาดจากการพิมพ์หรือกรอกข้อมูลผิด
ความผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลด้วยมือเป็นปัญหาที่ทุกองค์กรต้องเผชิญ แม้ว่าพนักงานจะตั้งใจทำงานอย่างเต็มที่ แต่การทำงานซ้ำ ๆ เป็นเวลานานย่อมนำมาซึ่งความเหนื่อยล้าและความผิดพลาด แต่ AI สำหรับทำงาน ไม่มีวันเหนื่อยล้า ไม่ว่าจะต้องประมวลผลข้อมูลนานแค่ไหนก็ยังคงทำงานด้วยความแม่นยำเท่าเดิม
พนักงานมีเวลาไปทำงานที่มีคุณค่ามากขึ้น
ลดภาระเรื่องเอกสารในแต่ละวัน
ลดค่าใช้จ่ายระยะยาว เช่น ค่าจ้างคน ค่าพิมพ์เอกสาร
เริ่มใช้ AI ในองค์กรต้องทำอย่างไร
หลายคนอาจกังวลว่าการนำ AI มาใช้เป็นเรื่องยาก แต่จริงๆ แล้วไม่ได้ซับซ้อนอย่างที่คิด นี่คือขั้นตอนง่าย ๆ ที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้อย่างราบรื่นดังนี้
- เริ่มจากเลือกงานที่ทำซ้ำ ๆ ทุกวัน: มองหางานที่ต้องทำประจำและใช้เวลามาก เช่น การกรอกข้อมูลลูกค้า การจัดการใบแจ้งหนี้ แล้วเลือกงานที่น่าจะได้ประโยชน์มากที่สุดจากการใช้ AI
- หาข้อมูลเครื่องมือหรือระบบที่เหมาะสม: ลองหาข้อมูลว่ามีระบบ AI หรือซอฟต์แวร์อัตโนมัติแบบไหนที่ตรงกับความต้องการของคุณ ไม่จำเป็นต้องเลือกระบบที่ซับซ้อนที่สุด แต่เลือกที่ใช้งานง่ายและตอบโจทย์จริง ๆ
- เริ่มจากงานเล็ก ๆ ก่อน แล้วขยายทีหลัง: ไม่ต้องรีบปฏิวัติระบบทั้งหมดในครั้งเดียว เริ่มจากส่วนเล็ก ๆ ก่อน เมื่อเห็นผลดีแล้วค่อยขยายไปส่วนอื่น ๆ วิธีนี้จะช่วยให้ทีมปรับตัวได้ง่ายขึ้นด้วย
- ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญที่เข้าใจทั้งเรื่องงานและเทคโนโลยี: การมีที่ปรึกษาที่ดีจะช่วยให้การเปลี่ยนผ่านราบรื่น เลือกคนที่เข้าใจทั้งงานของคุณและเทคโนโลยี AI จะช่วยให้ได้ระบบที่ตอบโจทย์จริง ๆ
บริการของ CIPHER
บริษัท CIPHER เป็นผู้นำด้าน IT Solution และ Digital Marketing ที่มีความเชี่ยวชาญในการนำ AI มาประยุกต์ใช้กับงานเอกสารและระบบอัตโนมัติต่าง ๆ
จุดเด่นของ CIPHER คือ ทีมงานมืออาชีพที่เข้าใจทั้งเทคโนโลยีและความต้องการของธุรกิจ ทำให้สามารถออกแบบระบบที่ใช้งานได้จริงและตอบโจทย์องค์กรของคุณ
บริการด้าน Software Development ของ CIPHER ไม่ใช่แค่การเขียนโปรแกรม แต่รวมถึงการวิเคราะห์กระบวนการทำงาน การออกแบบระบบ และการพัฒนาโซลูชันที่ช่วยให้งานเอกสารของคุณเป็นระบบอัตโนมัติได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ด้วยประสบการณ์การทำงานกับองค์กรชั้นนำทั้งภาครัฐและเอกชน CIPHER จึงเข้าใจความท้าทายในการจัดการเอกสารขององค์กรขนาดต่าง ๆ และพร้อมช่วยคุณหาทางออกที่เหมาะสมที่สุด
สรุป
AI ลดงานเอกสาร ไม่ใช่แค่เทรนด์ที่กำลังมาแรง แต่เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับองค์กรที่ต้องการอยู่รอดในยุคดิจิทัล การปล่อยให้พนักงานเสียเวลาไปกับการกรอกข้อมูลซ้ำ ๆ เป็นการสูญเสียทรัพยากรที่มีค่าโดยเปล่าประโยชน์
การนำ AI มาช่วยไม่ได้ยากอย่างที่คิด แค่เริ่มจากงานเล็ก ๆ เลือกเครื่องมือที่เหมาะสม และค่อย ๆ ปรับเปลี่ยน ไม่นานคุณจะเห็นความแตกต่างที่ชัดเจน ทั้งในแง่ประสิทธิภาพการทำงาน ความพึงพอใจของพนักงาน และผลกำไรโดยรวม
เมื่อพนักงานไม่ต้องเสียเวลาไปกับงานเอกสารที่น่าเบื่อ พวกเขาจะมีพลังและแรงบันดาลใจในการสร้างสรรค์สิ่งใหม่ ๆ ที่จะช่วยผลักดันองค์กรให้ก้าวหน้าไปอีกขั้น
หากคุณพร้อมที่จะเปลี่ยนแปลง CIPHER พร้อมเป็นพาร์ทเนอร์ที่จะช่วยให้คุณใช้พลังของ AI ในการยกระดับงานเอกสารขององค์กรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ประหยัดเวลา และลดต้นทุนในระยะยาว
คำถามที่พบบ่อย
AI ลดงานเอกสารต้องลงทุนเท่าไหร่?
ระบบ AI จะทำให้พนักงานตกงานหรือไม่?
ต้องมีความรู้ด้านเทคโนโลยีมากแค่ไหนถึงใช้ AI ได้?
AI จะช่วยลดต้นทุนได้จริงหรือไม่?
ระบบ AI ประมวลผลเอกสารช่วยงานอะไรได้บ้าง?
AI สามารถช่วยจัดการงานเอกสารได้หลากหลาย โดยเฉพาะงานที่ต้องทำซ้ำ ๆ เป็นประจำ ซึ่งมักกินเวลาและทรัพยากรของบริษัทไปมาก งานที่ AI ช่วยได้มีหลายประเภท ได้แก่:
- งานบัญชีและการเงิน: แปลงใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ ใบส่งของให้เป็นข้อมูลดิจิทัล
- งานทรัพยากรบุคคล: ดึงข้อมูลจากประวัติผู้สมัคร แบบฟอร์มสวัสดิการ เอกสารการลา
- งานกฎหมาย: วิเคราะห์สัญญา เอกสารทางกฎหมาย ข้อตกลงต่าง ๆ
- งานบริการลูกค้า: จัดการเอกสารการสมัคร แบบฟอร์มคำร้อง เอกสารข้อเสนอแนะ
- งานจัดซื้อจัดจ้าง: ประมวลผลใบสั่งซื้อ ใบเสนอราคา และเอกสารซัพพลายเออร์
