การระบาดของไวรัสโคโรน่าสายพันธุ์ใหม่หรือโควิด – 19 นำมาซึ่งการเปลี่ยนแปลงระบบการทำงานครั้งใหญ่ เมื่อรัฐบาลขอความร่วมมือให้บริษัทอนุญาตให้พนักงานทำงานจากที่บ้าน หรือที่เรียกว่า Work From Home (WFH) เพื่อลดการแพร่ระบาดของไวรัสโควิด – 19 บริษัทต่างๆล้วนขานรับนโยบายอย่างเร่งด่วน นำมาซึ่งการปรับตัวเพื่อเตรียมพร้อมรับมือกับการ Work Form Home แบบกะทันหัน ทั้งในส่วนของตัวพนักงานเอง และเจ้าของธุรกิจด้วย
แต่ทั้งนี้การ Work From Home นั้นมิใช่ว่าเพียงทุกคนแยกย้ายกันกลับบ้านและทำงานได้เลย แต่ละธุรกิจ แต่ละบริษัทต่างก็มีการเข้าถึงข้อมูล วิธีการทำงาน และมีลักษณะในการดำเนินธุรกิจที่แตกต่างกัน หากเป็นธุรกิจ E-Commerceธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการทำการตลาดออนไลน์ ทำโฆษณาออนไลน์ อาจจะเคยชินกับการ Work Frome Home แต่หากเป็นธุรกิจที่เพิ่งเริ่มขายออนไลน์ เริ่มทำการตลาดออนไลน์ ธุรกิจ SME แบบขายหน้าร้าน หรือธุรกิจประเภทอิ่นๆ อาจจะต้องมีการเตรียมตัวในการ Work From Home กันสักหน่อย ทั้งการทำความเข้าใจข้อตกลงในการ Work From Home การเตรียมเครื่องมือสำหรับการ Work From Home และการเตรียมพร้อมในด้านอื่นๆด้วย เจ้าของธุรกิจเตรียมปรับตัวอย่างไร และพนักงานต้องรับมือกับการเปลี่ยนแปลงนี้อย่างไร บทความนี้มีคำตอบ
- สร้างข้อตกลง เงื่อนไข ข้อกำหนดในการทำงาน Work Fome Home ร่วมกัน
การทำงานที่บ้านหรือ Work Form Home คือการเปลี่ยนพื้นที่ทำงาน มิใช่การพักอยู่บ้าน ทุกคนยังต้องอยู่ในระเบียบของการทำงาน เพียงแต่บริษัทต้องปรับเปลี่ยนเงื่อนไขการทำงานให้เหมาะสมกับการ Work From Home เพื่อให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างสะดวกและราบรื่น งานจึงจะเดินไปข้างหน้าได้อย่างต่อเนื่อง โดยที่พนักงานไม่รู้สึกอึดอัด เงื่อนไขและข้อกำหนดนั้นได้แก่ ระยะเวลาในการทำงานที่ชัดเจน อาทิ เริ่มงาน 9.00 – 18.00 น. หลังจากนั้นถือเป็นเวลาส่วนตัวของพนักงาน หากบริษัทไม่ได้กำหนดระยะเวลาการทำงานที่แน่นอน อาจจะทำให้พนักงานเกิดความไม่แน่ใจในการวางตัวสำหรับการทำงานแบบ Work From Home และอาจจะทำให้การทำงานเลยเถิดกินเวลาส่วนตัวของพนักงานจนพนักงานเกิดความเครียดได้ นอกจากนี้ยังมีเงื่อนไขอื่นๆเช่น กำหนดวิธีการในการเข้าถึงข้อมูลร่วมกัน กำหนดขั้นตอนการรายงานการทำงาน กำหนดโปรแกรมซอฟแวร์ที่จะใช้ในการทำงาน ฯลฯ เงื่อนไขและข้อกำหนดเหล่านี้จะทำให้พนักงานรู้สึกมั่นคง และรู้สึกปลอดภัยในการทำงานแบบ Work From Home
- จัดเตรียมเครื่องมือสำหรับการ Work Form Home ให้พร้อม
บริษัทบางแห่งไม่คุ้นเคยกับการทำงานแบบ Work From Home เท่าไรนัก พนักงานเองก็ไม่ได้มีอุปกรณ์สำหรับสำงานแบบ Work From Home และอาจจะไม่เคยศึกษาเรียนรู้ขั้นตอนการทำงานแบบ Work From Home มาก่อน จึงเป็นหน้าที่ของบริษัทที่ต้องจัดเตรียมเครื่องมือสำหรับการ Work Form Home ให้กับพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นในส่วนของอุปกรณ์ในการทำงาน หรือว่าซอฟแวร์ โปรแกรมสำหรับการประชุมออนไลน์ อาทิ โปรแกรมสำหรับการแชร์ข้อมูลในการทำงานร่วมกัน โปรแกรมสำหรับการประชุมออนไลน์เช่น Zoom, Microsoft Teams ฯลฯ เพื่อให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลและสื่อสารกันได้อย่างชัดเจน
อุปกรณ์สำคัญในการ Work Form Home
- Labtop ควรเป็นแบบมีกล้อง พร้อมอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้อง
- หูฟัง
- อินเตอร์เนท
โปรแกรมสำคัญสำหรับ Work From Home
- Line หรือโปรแกรมสำหรับติดต่อสื่อสารอื่นๆ
- Work Place / Work Chat
- One Drive
- Microsoft Teams
- Zoom
- Vitual office Solution
- โปรแกรมอื่นๆที่เกี่ยวข้องกับการติดต่อสื่อสาร การแชร์ข้อมูล เป็นต้น
- ซ้อม Work Form Home เพื่อความเข้าใจที่ถูกต้อง
เมื่ออุปกรณ์พร้อม ระบบพร้อม เงื่อนไขชัดเจนแล้ว อีกสิ่งหนึ่งที่ไม่ควรลืมเด็ดขาดคือการซ้อม Work From Home เพื่อให้พนักงานได้เรียนรู้การปฏิบัติงานแบบ Work From Home ที่ถูกต้อง และหากมีการติดขัดตรงจุดใดจะได้แก้ไขก่อนแยกย้ายกันไปปฏิบัติงานจริง หากไม่มีการซ้อม Work Form Home เมื่อมีการติดขัดขั้นตอนการเข้าถึงข้อมูล ขั้นตอนการใช้ซอฟแวร์ต่างๆ อาจจะทำให้การประชุม หรือการปฏิบัติงานล่าช้าได้ การซ้อมก่อน Work From Home จึงเป็นสิ่งสำคัญ มาก เพื่อทุกคนในบริษัทจะได้เข้าใจถึงขั้นตอนจริงในการปฏิบัติงานแบบ Work From Home
- เตรียมความเชื่อมั่นในการทำงาน
สิ่งหนึ่งที่เจ้าของธุรกิจเตรียมปรับตัวคือ การเพิ่มความไว้วางใจและความเชื่อมั่นในตัวพนักงาน เนื่องจากช่วงการทำงานแบบ Work From Home นั้นเจ้าของธุรกิจจะไม่ได้มองเห็นว่าพนักงานนั่งทำงานอยู่ที่โต๊ะเหมือนการทำงานที่ออฟฟิศ สิ่งสำคัญที่เจ้าของธุรกิจต้องมีคือความไว้วางใจว่าพนักงานจะปฏิบัติงานอย่างเต็มความสามารถเหมือนดังเดิม เพราะหากเจ้าของธุรกิจปราศจากความไว้วางใจแล้ว จะทำให้การทำงานเดินไปข้างหน้าด้วยความลำบาก ทั้งยังสร้างความรู้สึกแย่ให้ทั้งสองฝ่ายด้วย
- เปิดใจรับฟังปัญหา
แม้จะมีการเตรียมพร้อมในด้านต่างๆอย่างเต็มที่ แต่ถึงอย่างไรการทำงานแบบ Work From Home นั้นก็ยังแตกต่างกับการทำงานในออฟฟิศ ทั้งในด้านความพร้อมของเครื่องมือและบรรยากาศ และแม้ว่าจะมีการเตรียมตัวอย่างดี แต่ก็ยังอาจจะเกิดปัญหาและการติดขัดในขั้นตอนการทำงานได้เช่นเดียวกัน ดังนั้นเจ้าของธุรกิจควรเปิดใจรับฟังปัญหาต่างๆที่อาจจะเกิดขึ้นในช่วง Work From Home และพยายามร่วมมือกันเพื่อแก้ไขปัญหานั้น ให้การทำงานดำเนินไปอย่างราบรื่น และสบายใจทั้งสองฝ่ายในช่วงภาวะวิกฤต
แม้จะเป็นช่วงที่ต้องปรับตัวหลายอย่าง แต่ถ้าหากเจ้าของธุรกิจมีการวางแผนในการปรับตัวเพื่อเตรียมพร้อม Work From Home ที่ดี ก็จะช่วยให้ผ่านพ้นวิกฤตช่วงนี้ไปได้อย่างราบรื่นแน่นอน
